Politica de Confidențialitate

1. Operatorul de date

Operatorul datelor cu caracter personal este:

Pentru întrebări referitoare la protecția datelor, ne puteți contacta folosind datele disponibile în pagina Contact a website-ului.

2. Domeniul de aplicare

Prezenta politică se aplică datelor prelucrate prin:

• website-ul public NexERP;
• formularele de contact și solicitare ofertă;
• Calculatorul de proiect;
• AI Assistant;
• portalul și contul de client;
• relația contractuală și comercială cu NexERP;
• serviciile de hosting, domenii, SSL și mentenanță;
• comunicările prin e-mail, telefon sau alte canale convenite.

3. Ce date putem colecta

În funcție de modul în care interacționați cu NexERP, putem prelucra:

• nume și prenume;
• denumirea companiei;
• adresă de e-mail;
• număr de telefon;
• date de facturare și date ale entității contractante;
• informații despre proiectul solicitat;
• industria și dimensiunea companiei;
• numărul estimat de utilizatori;
• modulele și serviciile selectate;
• mesaje, observații și solicitări transmise;
• informații privind contractele, plățile, scadențele și documentele;
• informații privind domeniile, hostingul și certificatele SSL;
• date tehnice privind accesarea website-ului și a serviciilor.

4. Cum colectăm datele

Datele pot fi colectate direct de la dumneavoastră atunci când:

• completați un formular;
• utilizați Calculatorul de proiect;
• interacționați cu AI Assistant;
• creați sau utilizați un cont de client;
• semnați un contract sau solicitați un serviciu;
• ne contactați prin e-mail, telefon sau alte canale.

Anumite date tehnice pot fi colectate automat atunci când utilizați website-ul, în funcție de setările cookie-urilor și instrumentele de analiză activate.

5. Scopurile prelucrării

Putem prelucra datele pentru:

• răspunsul la solicitări și pregătirea ofertelor;
• analizarea cerințelor unui proiect;
• încheierea și executarea contractelor;
• crearea și administrarea conturilor de client;
• facturare, evidența plăților și scadențelor;
• furnizarea și administrarea serviciilor contractate;
• suport, mentenanță și comunicări operaționale;
• prevenirea fraudelor și protejarea securității;
• îmbunătățirea website-ului și a serviciilor;
• analiză de trafic și performanță, atunci când este permis;
• îndeplinirea obligațiilor legale.

6. Temeiurile juridice

În funcție de situație, prelucrarea poate avea la bază:

• demersuri efectuate la cererea persoanei înaintea încheierii unui contract;
• executarea contractului;
• îndeplinirea unei obligații legale;
• interesul legitim al operatorului, atunci când acesta este aplicabil;
• consimțământul, atunci când legea îl impune sau îl alegem ca temei.

7. Formulare și solicitări

Când completați un formular de contact sau solicitare ofertă, putem colecta numele, compania, adresa de e-mail, telefonul, serviciul solicitat și mesajul transmis.

Aceste date sunt utilizate pentru analizarea solicitării, contactarea persoanei, pregătirea unei oferte și, dacă este cazul, transformarea solicitării într-un client și ulterior într-un proiect în sistemele interne NexERP.

8. Calculatorul de proiect

Calculatorul de proiect poate colecta informații privind tipul soluției, industria, dimensiunea companiei, utilizatorii, modulele dorite, serviciile recurente și datele de contact.

Informațiile sunt utilizate pentru a înțelege mai bine cerințele și pentru a pregăti o analiză sau o ofertă personalizată.

9. AI Assistant

AI Assistant poate colecta răspunsurile furnizate în procesul de configurare a proiectului, precum tipul proiectului, industria, numărul de angajați și utilizatori, modulele, serviciile și datele de contact.

În anumite configurații, datele necesare generării unei recomandări pot fi transmise către un furnizor extern de servicii de inteligență artificială. Atunci când este utilizat un astfel de furnizor, prelucrarea va fi realizată în conformitate cu condițiile contractuale și măsurile aplicabile furnizorului respectiv.

NexERP recomandă să nu transmiteți prin AI Assistant parole, date bancare, categorii speciale de date sau alte informații care nu sunt necesare configurării proiectului.

10. Contul de client

În contul clientului pot fi prelucrate date necesare autentificării și administrării relației comerciale, inclusiv identificarea clientului, plăți, scadențe, documente, contracte și informații despre servicii.

Clientul este responsabil pentru păstrarea confidențialității datelor de autentificare.

11. Contracte, plăți și documente

Pentru administrarea relației contractuale putem prelucra date privind facturile, obligațiile de plată, tranșele, abonamentele, scadențele, contractele, anexele, procesele-verbale și alte documente aferente serviciilor.

12. Domenii, hosting și SSL

Dacă NexERP administrează servicii de infrastructură, putem prelucra informații privind domeniul, pachetul de hosting, certificatul SSL, datele de activare și expirare, furnizorii utilizați și situația plăților aferente.

13. Analytics și marketing

Website-ul poate utiliza, după configurare și în funcție de opțiunile disponibile, servicii precum Google Analytics, Google Tag Manager, Microsoft Clarity, Meta Pixel, LinkedIn Insight sau TikTok Pixel.

Aceste instrumente pot prelucra informații privind accesarea website-ului, paginile vizitate, dispozitivul, browserul, sursa traficului și interacțiunile. Utilizarea instrumentelor care necesită consimțământ va fi condiționată de opțiunile exprimate de utilizator prin mecanismul de cookies, atunci când este aplicabil.

14. Cookie-uri și tehnologii similare

Website-ul poate utiliza cookie-uri strict necesare funcționării și, atunci când sunt activate, cookie-uri de analiză, preferințe sau marketing.

Informații suplimentare privind tipurile de cookie-uri, durata și modalitatea de gestionare vor fi prezentate în Politica de Cookie-uri.

15. Date tehnice și securitate

Pentru funcționarea, securizarea și diagnosticarea serviciilor pot fi prelucrate date precum adresa IP, user-agent, tipul dispozitivului, browserul, momentele accesării, erorile tehnice, tentativele de autentificare și alte informații de securitate.

16. Destinatarii datelor

Datele pot fi comunicate, în măsura necesară, către:

• angajați și colaboratori autorizați;
• furnizori de hosting și infrastructură;
• furnizori de servicii IT și mentenanță;
• furnizori de e-mail și comunicare;
• procesatori de plăți, atunci când sunt utilizați;
• furnizori de analytics, marketing sau AI, dacă respectivele servicii sunt activate;
• contabili, consultanți sau furnizori de servicii profesionale;
• autorități publice, atunci când există o obligație legală.

17. Furnizori și persoane împuternicite

Pentru furnizarea serviciilor, NexERP poate utiliza furnizori care prelucrează date în numele operatorului. Selectarea acestora urmărește existența unor măsuri rezonabile de protecție și a condițiilor contractuale corespunzătoare naturii serviciului.

18. Transferuri internaționale

Anumiți furnizori tehnologici pot prelucra date în afara Spațiului Economic European. Atunci când un astfel de transfer are loc, vor fi utilizate mecanismele și garanțiile prevăzute de legislația aplicabilă, acolo unde acestea sunt necesare.

19. Durata stocării

Datele sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate, pentru executarea și dovedirea relației contractuale, pentru îndeplinirea obligațiilor legale sau pentru apărarea drepturilor și intereselor legitime.

Durata concretă poate diferi în funcție de categoria datelor, natura serviciului și obligațiile legale aplicabile.

20. Drepturile persoanei vizate

În condițiile prevăzute de GDPR, puteți beneficia de:

• dreptul de acces;
• dreptul la rectificare;
• dreptul la ștergere;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor, când este aplicabil;
• dreptul la opoziție;
• dreptul de retragere a consimțământului, atunci când prelucrarea se bazează pe acesta;
• dreptul de a depune o plângere la autoritatea competentă.

21. Exercitarea drepturilor

Cererile privind datele cu caracter personal pot fi transmise folosind informațiile de contact publicate în pagina Contact.

Pentru protejarea datelor, NexERP poate solicita informații rezonabile pentru verificarea identității persoanei înainte de furnizarea informațiilor sau executarea cererii.

22. Minori

Serviciile NexERP sunt în principal servicii software și comerciale și nu sunt concepute în mod specific pentru copii. Dacă identificăm date transmise fără un temei adecvat de către sau despre un minor, putem lua măsuri pentru ștergerea sau restricționarea acestora.

23. Decizii automate și profilare

Instrumentele precum Calculatorul de proiect sau AI Assistant pot genera recomandări sau clasificări automate pe baza informațiilor introduse.

Aceste recomandări au rol orientativ și nu produc, prin ele însele, efecte juridice semnificative asupra persoanei. Contractarea și condițiile comerciale sunt stabilite separat.

24. Securitatea datelor

NexERP urmărește implementarea unor măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, pierderii, modificării, divulgării sau distrugerii accidentale ori ilegale.

Niciun sistem informatic nu poate garanta un nivel absolut de securitate.

25. Incidente de securitate

În cazul unui incident care implică date cu caracter personal, NexERP va analiza situația și va lua măsurile prevăzute de legislația aplicabilă, inclusiv notificarea autorității sau persoanelor vizate atunci când sunt îndeplinite condițiile legale.

26. Linkuri și servicii terțe

Website-ul poate conține legături către website-uri sau servicii administrate de terți. NexERP nu controlează politicile de confidențialitate ale acestor operatori. Recomandăm consultarea politicilor respective înainte de transmiterea datelor.

27. Modificarea politicii

Prezenta Politică poate fi actualizată pentru a reflecta modificări legislative, tehnologice, operaționale sau ale serviciilor NexERP.

Versiunea actuală va fi publicată pe website împreună cu data ultimei actualizări.

28. Autoritatea de supraveghere

Persoanele vizate au dreptul de a se adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) în condițiile prevăzute de lege.

29. Contact

Pentru întrebări, solicitări sau exercitarea drepturilor privind datele cu caracter personal, puteți utiliza datele și formularul disponibile în pagina Contact a website-ului NexERP.